Ang mga Pulong sa Trabaho ay Masama. Narito Kung Paano Gawin ang mga ito Mas mahusay.

Kapag sinusubukan mong maunawaan kung bakit napuputol ang mga pagpupulong, makakatulong ito na gamitin ang pagkakatulad ng aming mabilis na pag-ubos ng mga pangisdaan. Ang mangingisda ay walang tunay na insentibo na huminto sa pangingisda, at ang mga bansa ay hindi maaaring sumang-ayon sa kung sino ang dapat maging responsable sa kung aling mga isda ang mahulog sa ilalim ng kanilang hurisdiksyon. At sa gayon, walang sinuman ang napipigilan ang sitwasyon, sa posibilidad ng pagnanakaw ng mga hinaharap na henerasyon ng pagkakataon na makain sa mga maanghang tuna roll at inihaw na espada na kinawiwilihan namin sa napakalaking kasaganaan.

Ang kultura na nakapalibot sa mga pagpupulong sa lugar ng trabaho ay naghihirap mula sa isang katulad na problema. Habang ang karamihan sa mga pagpupulong ay may lider ng de facto, isang taong nagpapatakbo ng palabas, hindi kailanman ito ang trabaho ng taong iyon na 'malaman kung paano magpatakbo ng mga magagandang pagpupulong.' Tinanggap din ng mga tao ang kasalukuyang kalagayan ng mga bagay bilang hindi maiiwasang: Alam natin ang mga pagsisiyasat, laging sinipsip, kaya bakit ang oras ng pag-aaksaya na nagsisikap na gawing mas mahusay ang mga ito? Bilang resulta, patuloy nilang pinupunan ang aming mga iskedyul sa isang uri ng trahedya sa lugar ng trabaho ng mga tao.

"Ito ay isang kinuha para sa ipinagkaloob na kapaligiran," Joseph Allen, isang propesor ng pang-industriya at pangsamahang sikolohiya sa Unibersidad ng Nebraska sa Omaha, ay nagsasabi Kabaligtaran. "Alam namin na kailangan namin ang mga ito ngunit hindi namin ilagay ang maraming enerhiya sa likod ng mga ito. At maliban kung ang lahat sa pulong ay nagsisikap na gawing mas mahusay ito, hindi na ito magbabago … at kakaiba kapag may nagsisikap na gawing mas mahusay ang mga ito."

Tulad ng aming kakayahan na makipag-usap sa isa't isa ay napabuti sa paglipas ng mga taon, sa isang tumbalik na twist, ang dami ng oras na aming ginugol sa mga pagpupulong ay tumaas na. Ang mga empleado ngayon ay gumastos ng isang average na 23 oras bawat linggo sa mga pulong, mula sa mas kaunti sa 10 sa 1960s. Pitumpu't isang porsiyento ng mga senior manager na sinuri sa isang kamakailang pag-aaral na binanggit ng Review ng Negosyo ng Harvard Sinabi nila na natagpuan ang mga pulong na walang kakayahang at walang bunga. Halos kasing sinabi ng mga pagpupulong ay pinigil din nila ang pagkuha ng kanilang trabaho. Si Allen, na kasama ng ilang mga kasamahan sa Clemson University kamakailan ay nakumpleto ang isang komprehensibong pagsusuri ng halos 200 mga papeles sa pananaliksik tungkol sa mga pagpupulong, ay nagsasabi na masyadong maraming oras. Ang kanilang mga natuklasan ay na-publish kamakailan sa journal Kasalukuyang Direksyon sa Psychological Science.

Ang katotohanan na ang mga pagpupulong ay madalas na nakakainis o hindi kailangan ay hindi nangangahulugan na sila ay hindi mahalaga.

"Mayroon kaming upang makakuha ng mga tao na may iba't ibang impormasyon tungkol sa problema upang magtagpo at makahanap ng isang inaasahan na makabagong at malikhaing solusyon," sinabi Allen Kabaligtaran. "Makakatulong ang mga pagpupulong sa amin na makipagtulungan, tulungan kaming makuha ang mga mapagkukunan na kailangan namin para sa isang proyekto, gumawa ng mga desisyon. Ang mga ito talaga, talagang mahalaga. Ngunit kailangan nating maging maingat sa sobrang paggamit."

Ang isa pang problema sa mga pagpupulong ay, sa kabila ng kung paano nakakabigo at napakahalaga talaga sila, talagang hindi lahat sila ay mahusay na pinag-aralan. Para sa kanyang pagrepaso sa paksa, pinag-aralan ni Allen at ng kanyang koponan bawat papel na maaari nilang makita na na-nakasulat na mula noong 2006, isang maliit na mas mababa sa 200. Iyon ay maaaring mukhang tulad ng maraming, ngunit kapag isinasaalang-alang mo na ang higit sa 1,000 mga papeles ay nai-publish sa paksa ng pamumuno dahil noong nakaraang taon nag-iisa, at sinimulan mong mapagtanto na, sa totoo lang, hindi namin lubos na alam ang tungkol sa kung paano magpatakbo ng isang mahusay na pagpupulong gaya ng marahil ay dapat namin.

Sa kabutihang palad, ang 200 o kaya pag-aaral na pinag-aralan ni Allen at ng kanyang koponan ginawa Nag-aalok ng ilang patnubay tungkol sa kung paano namin maaaring gumawa ng mga pagpupulong ng kaunti ng mas mahusay.

Yakapin ang Courtesy Invite

Sinasabi ni Allen na ang mga pag-aaral ay nagmumungkahi na dapat nating gamitin ang higit pang paggamit ng isang courtesy invite. Ang isa sa mga pinakamalaking problema sa mga pagpupulong ay aktwal na nakuha mula sa mabuting hangarin; may posibilidad kaming mag-imbita ng napakaraming tao na hindi kailangang maging doon. Ang mga hindi nakikinig, nababaluktot na mga kalahok ay nakakatugon sa lason, ngunit sa parehong panahon, ayaw mo ring ibukod ang isang tao na maaaring magkaroon ng higit pang mga nuanced o kamangha-manghang dahilan sa pagnanais na makapasok sa silid. Upang malutas ang problemang ito, pinapayagan ni Allen na tanggapin ang courtesy invite: isang paanyaya kung saan tinatanggap mo nang tahasang ipinahihiwatig mo na inaanyayahan mo lamang sila bilang kagandahang-loob at maaari nilang laktawan ito. Gusto ng mga tao na laktawan ang mga pagpupulong.

Patayin ang Ulat sa Katayuan

Mayroong isang buong genre ng mga pagpupulong na hindi pangkaraniwang pangkaraniwan at hindi naglilingkod sa isang layunin, sabi ni Allen: Ang "round robin," "narito ang lahat ng hanggang sa" ulat ng katayuan kung saan ang mga tao ay pumupunta sa paligid at ipaliwanag kung ano ang mga ito o magbahagi ng progreso sa isang naibigay na proyekto. Ang ganitong uri ng impormasyon ay dapat na ibinahagi sa elektronikong paraan, at ang pagsasama-sama ng bawat isa upang sabihin ang isang ito ay isang pag-aaksaya ng oras. Tulad ng sinabi ni Allen: "Maliban kung ito ay nakatali sa isang proyekto, hindi natin kailangan ang pulong na iyon."

Mga Reklamo sa Quash ngunit hindi Jokes

Sa sandaling ang isang pulong ay isinasagawa, ang mga natuklasan ni Allen ay nagpapahiwatig na talagang mahalagang mahalaga na lumikha ng espasyo para sa katatawanan. Ang pagtawa ay tumutulong sa pagguhit ng mga tao sa pag-uusap, na nagtataguyod ng pakikilahok (na kung saan, pagkatapos ng lahat, ay ang buong punto ng pagkakaroon ng isang pulong sa unang lugar.) Sa flip side, sinabi ni Allen na medyo malaking panganib sa pagrereklamo, na maaaring mukhang medyo hindi nakapipinsala ("Ikaw ba tingnan ang trapiko sa 95 ngayon? ") ngunit maaaring mag-promote ng mga damdamin ng detatsment at kawalan ng pag-asa.

Huwag Maging Late

Habang ang mga pagpupulong kung saan walang nagsasalita, o kung saan ang isang tao ay dominado sa pag-uusap ay malinaw na may problema, sinabi ni Allen na ang pananaliksik ay nagpapahiwatig na ang pinakamalalang problema sa mga pulong ay pagkahuli. Habang "pagiging sa oras" ay tila tulad ng medyo halata protocol, ang lawak na kung saan ang isang tao na anim na minuto lamang ang huli sa isang pulong ay maaaring makarating sa buong bagay ay talagang medyo nakakagulat. Isa sa mga pag-aaral na tiningnan ni Allen at ng kanyang koponan, halimbawa, ay naghanap ng mga pagkakaiba sa mga saloobing pangkultura na nakapaligid sa pagka-late sa China, Chile, Italya, US, Germany, at Netherlands. Ang mga ito ay medyo iba't ibang mga kulturang pinagtatrabahuhan, na may iba't ibang mga halaga sa paligid ng trabaho, at sa gayon ang koponan ni Allen ay inaasahang makahanap ng mga pagkakaiba sa kultura sa mga tuntunin kung gaano kahalaga ang kaunuran. Hindi nila ginawa, sa lahat.

"Mayroong ilang mga dramatic pagkakapare-pareho sa pagkabigo ng pagpapakita ng huli sa mga pulong," sabi ni Allen. "Palagay mo na ang kultura ng bansa, ang kanilang buhay sa tahanan, kung sino sila bilang isang tao ay makakaapekto sa kanilang pagsusuri sa karanasan ng pulong, ngunit ang aming natagpuan ay kasama ang globalisasyon ng ekonomiya, nagkaroon ng globalisasyon ng ganitong uri ng kapaligiran sa puwang ng opisina."

Sa mga nakababahalang ito, ang mga panahon ng polarized, isa sa ilang mga bagay na namin lahat sa karaniwan ay gusto naming igalang ng mga tao ang aming oras. At kapag nahuli ka, ang mga tao ay hindi lamang umupo doon at nilamon ang tungkol sa kung saan mas gusto nila; din nila linangin masamang damdamin tungkol sa hindi lamang sa pulong na ito ngunit lahat ng mga pulong na darating sa hinaharap. Sa ibang salita, kapag nahuli ka para sa isang pulong, hindi mo lamang ginugulo ang pulong na iyon para sa mga tao roon, ngunit tinutulungan mo ang pagkasira ng kanilang mismong kuru-kuro sa mga pulong sa una. Na nagpapaalala sa akin, dapat kong marahil jet.

Ito ay isang naangkop na bersyon ng aming Diskarte newsletter, isang lingguhang rundown ng pinaka-may kinalaman na pondo sa pananalapi, karera, at pamumuhay na kakailanganin mong mabuhay ang iyong pinakamahusay na buhay. Ako si James Dennin, editor ng pagbabago sa Kabaligtaran. Kung mayroon kang mga katanungan sa pera o karera na nais mong makita ang sumagot dito, mag-email sa akin sa [email protected] - at ipasa ang Diskarte sa link na ito!